تلفن همچنان مهم‌ترین مسیر ارتباط بیماران و مشتریان با یک مطب یا شرکت است. تماسی که بی‌پاسخ بماند، می‌تواند به معنای یک نوبت از دست‌رفته یا یک مشتری از دست‌رفته باشد. سیستم تلفن ویپ امکان می‌دهد تماس‌های مجموعه از طریق شبکه‌ی کامپیوتری مدیریت شوند و داخلی‌ها، مسیر تماس‌ها و پیام صوتی، به‌جای سیم‌کشی جداگانه، از طریق نرم‌افزار تنظیم شوند. مکعب امن راه‌اندازی تلفن VoIP را همراه با طراحی و پشتیبانی، متناسب با اندازه و نیاز مطب‌ها و کسب‌وکارهای کوچک انجام می‌دهد
VoIP خدمات ما در حوزه‌ی راه‌اندازی تلفن
بررسی نیاز مجموعه و تعیین تعداد داخلی‌ها و خطوط مورد نیاز، راه‌اندازی مرکز تلفن نرم‌افزاری، نصب و تنظیم گوشی‌های تحت شبکه و نرم‌افزار تلفن روی کامپیوتر و موبایل، تنظیم منوی صوتی، پیام صوتی و مسیر تماس‌ها در ساعت کاری و خارج از آن، آماده‌سازی شبکه برای کیفیت مناسب صدا و آموزش کار با سیستم به کارکنان. پس از راه‌اندازی نیز پشتیبانی و نگهداری سیستم، شامل رفع اشکال و ایجاد تغییرات لازم، ادامه دارد
مزایا برای مطب‌ها و شرکت‌های کوچک
مهم‌ترین مزیت این سیستم انعطاف‌پذیری آن است. اضافه کردن یک داخلی جدید یا جابه‌جایی یک داخلی از اتاقی به اتاق دیگر، نیازمند سیم‌کشی تازه نیست و از داخل نرم‌افزار انجام می‌شود. تماس‌ها را می‌توان بین چند نفر توزیع کرد، برای ساعات خارج از کار پیام صوتی تنظیم نمود و گزارش تماس‌های بی‌پاسخ را بررسی کرد. برای مطبی که پذیرش آن همزمان با مراجعه‌کنندگان و تماس‌ها سروکار دارد، همین گزارش‌ها به سازمان‌دهی بهتر نوبت‌دهی کمک می‌کند
امکان اتصال داخلی به گوشی موبایل یا کامپیوتر نیز برای کارکنانی که همیشه پشت میز نیستند مفید است. قابلیت‌هایی مانند منوی صوتی، تماس داخلی بین کارکنان و ثبت گزارش تماس‌ها نیز بسته به نیاز مجموعه قابل پیاده‌سازی است. ضبط مکالمات نیز در صورت نیاز فعال می‌شود، ولی باید با رعایت ضوابط و اطلاع‌رسانی به طرف مقابل انجام شود
آماده‌سازی شبکه برای تماس صوتی
کیفیت تماس در سیستم تلفن تحت شبکه به شبکه بستگی دارد. اگر شبکه‌ی داخلی شلوغ باشد یا تجهیزات آن ضعیف باشند، صدا ممکن است قطع و وصل شود. به همین دلیل پیش از راه‌اندازی، وضعیت شبکه، سوئیچ‌ها و روتر مجموعه را بررسی می‌کنیم. در صورت نیاز، تنظیم اولویت ترافیک صدا را انجام می‌دهیم تا دانلود یک فایل بزرگ یا به‌روزرسانی سیستم‌ها بر کیفیت مکالمه اثر نگذارد. قابلیت های سوئیچ نیز می‌تواند سیم‌کشی گوشی‌های تحت شبکه را ساده‌تر کند، زیرا برق گوشی از همان کابل شبکه تأمین می‌شود. برای آشنایی بیشتر با نقش تجهیزات شبکه، مطلب فایروال و روتر را مطالعه کنید
امنیت سیستم تلفن
مرکز تلفن نیز مانند هر سیستم متصل به شبکه می‌تواند هدف سوءاستفاده قرار گیرد. گاهی مهاجمان به مرکز تلفن‌های ضعیف نفوذ می‌کنند و از آن برای برقراری تماس‌های پرهزینه استفاده می‌کنند. برای کاهش این ریسک، رمزهای قوی برای داخلی‌ها و پنل مدیریت تعیین می‌شود، رمزهای پیش‌فرض دستگاه‌ها تغییر می‌کند، دسترسی مستقیم سرور از اینترنت فقط در صورت ضرورت باز می‌شود و تماس‌های خارجی و بین‌المللی برای داخلی‌هایی که به آن نیاز ندارند محدود می‌گردد. به‌روز نگه داشتن نرم‌افزار مرکز تلفن و گوشی‌ها نیز بخشی از نگهداری منظم سیستم است
مراحل انجام کار
کار با یک گفتگوی اولیه برای آشنایی با نیاز مجموعه شروع می‌شود. سپس در صورت لزوم از محل بازدید و وضعیت شبکه بررسی می‌شود. بعد از آن پیشنهاد مشخصی شامل نوع سیستم، تعداد داخلی‌ها و تجهیزات مورد نیاز ارائه می‌شود. پس از توافق، نصب و پیکربندی انجام می‌شود، سیستم آزمایش می‌شود و آموزش لازم به کارکنان داده می‌شود. در ادامه، پشتیبانی و نگهداری سیستم انجام می‌شود
نکاتی که پیش از تصمیم باید بدانید
اتصال به خطوط تلفن بیرونی و شیوه‌ی آن به ارائه‌دهنده‌ی خط و ضوابط مرتبط بستگی دارد و پیش از شروع کار بررسی و استعلام می‌شود. کیفیت اینترنت و شبکه‌ی داخلی نیز بر کیفیت تماس اثر مستقیم دارد. هزینه‌ی راه‌اندازی به تعداد داخلی‌ها، نوع تجهیزات و وضعیت فعلی شبکه بستگی دارد و بر اساس نیاز هر مجموعه تعیین می‌شود. برای مجموعه‌ای با یک یا دو خط ساده و بدون نیاز به امکانات خاص، ممکن است یک تلفن معمولی هنوز کافی باشد و ما این موضوع را نیز در مشاوره‌ی اولیه بررسی می‌کنیم
جمع‌بندی
سیستم تلفن تحت شبکه اگر بر پایه‌ی شبکه‌ی مناسب و با تنظیم درست راه‌اندازی شود، مدیریت تماس‌ها را ساده‌تر و انعطاف‌پذیرتر می‌کند. برای بررسی اینکه چه نوع سیستمی با مطب یا شرکت شما سازگار است و شبکه‌ی فعلی شما برای آن آماده است یا نه، می‌توانید با مکعب امن تماس بگیرید
اگر می خواهید درباره اصول و نکات این سیستم کارآمد بیشتر بدانید، مطلب سیستم تلفن تحت شبکه را در وبلاگ مطالعه کنید